Mitarbeiterladen in der Unternehmensgruppe: 7 Gesellschaften, 3 Standorte, eine Abrechnung

Sieben Gesellschaften, drei Standorte, zwei Stromeinkäufer. Und alle Mitarbeitenden laden ihr privates E-Auto in der Firma. Was nach einem guten Benefit klingt, wird für die Buchhaltung schnell zum Albtraum. Genau so war es bei einem unserer Kunden, bevor wir dort das NeuraCharge Reporting eingerichtet haben. In diesem Beitrag zeigen wir, warum Mitarbeiterladen in Unternehmensgruppen so schnell kompliziert wird und wie die Abrechnung trotzdem ohne manuelle Arbeit funktioniert.

Die Ausgangslage: Wer lädt, ist nicht wer einkauft

In einer einzelnen Firma ist Mitarbeiterladen überschaubar: Eine Gesellschaft kauft den Strom, betreibt die Ladepunkte und rechnet mit den eigenen Mitarbeitenden ab. In einer Unternehmensgruppe fallen diese Rollen auseinander.

Bei unserem Kunden sieht das so aus: Zwei der sieben Gesellschaften kaufen den Strom ein, jede für unterschiedliche Standorte. Die Mitarbeitenden aller sieben Gesellschaften laden aber kreuz und quer an allen drei Standorten. Wer am Montag am Standort A arbeitet und am Donnerstag am Standort C, lädt an beiden Orten. Der Strom kommt jeweils von einer anderen Gesellschaft als der, bei der die Person angestellt ist.

Drei Fragen am Monatsende

Am Monatsende muss die Buchhaltung drei Fragen beantworten, und zwar für jeden einzelnen Ladevorgang:

• Wer hat wo geladen? Welcher Mitarbeiter hat an welchem Standort wie viele Kilowattstunden bezogen?

• Wer zahlt was? Welcher Betrag fällt je Mitarbeiter an, und auf welcher Kostenstelle landet er?

• Wer verrechnet wem wie viel? Welche Gesellschaft muss welcher anderen Gesellschaft welchen Betrag für den bezogenen Strom weiterverrechnen?

Bei sieben Gesellschaften und zwei Einkäufern entstehen bis zu zwölf Verrechnungsbeziehungen, die jeden Monat sauber belegt sein müssen. Dazu kommen Eintritte, Austritte und Wechsel der Kostenstelle.

Warum Excel hier an seine Grenzen kommt

Die naheliegende Lösung ist eine Excel-Liste: Ladedaten aus dem Backend exportieren, Ladekarten den Personen zuordnen, Personen den Gesellschaften, dann nach Standort aufteilen und Pivot-Tabellen bauen. Das funktioniert genau so lange, bis die erste Ladekarte den Besitzer wechselt oder jemand die Gesellschaft wechselt und die Liste nicht aktualisiert wird.

Die Folgen kennen viele Finanzabteilungen: Stunden an manueller Arbeit jeden Monat, Rückfragen zwischen den Gesellschaften, Diskussionen darüber, wessen Zahlen stimmen, und im schlimmsten Fall Fehler, die erst bei der Prüfung auffallen.

Die Lösung: Jeder Ladevorgang kennt seine Zuordnung

NeuraCharge setzt nicht am Monatsende an, sondern beim einzelnen Ladevorgang. Sobald sich eine Person am Ladepunkt identifiziert, etwa per RFID-Karte, ordnet das System den Vorgang automatisch zu:

• dem richtigen Mitarbeiter,

• seiner Kostenstelle,

• seiner Gesellschaft,

• und über den Standort dem jeweiligen Stromeinkäufer.

Aus diesen Daten entstehen ohne manuelle Arbeit drei Auswertungen:

• Die Abrechnung je Mitarbeiter, egal an welchem Standort geladen wurde.

• Die interne Verrechnung zwischen den Gesellschaften je Kostenstelle, als belegbare Grundlage für die Buchhaltung.

• Die Stromkosten je Standort und Einkäufer, damit jede einkaufende Gesellschaft weiß, welcher Anteil ihres Stroms in die Elektroautos der Gruppe geflossen ist.

Rechenbeispiel: Ein Monat in der Unternehmensgruppe

Ein vereinfachtes Beispiel mit fünf der sieben Gesellschaften zeigt, was das System im Hintergrund erledigt. Gesellschaft 1 kauft den Strom für die Standorte A und B ein, Gesellschaft 2 für den Standort C. Als Verrechnungspreis nehmen wir 0,24 Euro je kWh für A und B sowie 0,26 Euro je kWh für C an (Beispielwerte, netto).

Schon bei fünf Gesellschaften und einem einzigen Monat entstehen sieben Verrechnungsbeträge. Jeder davon setzt sich aus Dutzenden Ladevorgängen zusammen, die wiederum auf einzelne Kostenstellen verteilt werden müssen. Mit allen sieben Gesellschaften, Kostenstellenwechseln und wechselnden Ladekarten wird klar, warum eine manuelle Lösung nicht skaliert. In NeuraCharge entsteht diese Tabelle automatisch, inklusive der Aufschlüsselung bis auf den einzelnen Ladevorgang.

Was Sie vor dem Start klären sollten

Damit die automatische Abrechnung reibungslos läuft, lohnt es sich, einige Punkte vorab festzulegen:

• Stromeinkauf je Standort: Welche Gesellschaft trägt an welchem Standort die Stromkosten?

• Verrechnungspreis: Zu welchem Preis je kWh wird zwischen den Gesellschaften verrechnet, und ist ein Aufschlag nötig?

• Modell für Mitarbeitende: Laden die Mitarbeitenden kostenlos, zu einem vergünstigten Tarif oder zu Vollkosten? Das hat steuerliche Auswirkungen, mehr dazu in unserem Beitrag zum Sachbezug für E-Dienstwagen.

• Messung: Wird nach kWh abgerechnet, spielt die Messgenauigkeit eine Rolle. Hintergründe finden Sie im Beitrag MID, Eichrecht und CPMS.

• Stammdaten und Betriebsrat: Mitarbeiter, Kostenstellen und Gesellschaften müssen einmal sauber hinterlegt sein. Da personenbezogene Ladedaten verarbeitet werden, sollten Sie Datenschutz und gegebenenfalls den Betriebsrat frühzeitig einbinden.

• Anschlussleistung: Laden viele Fahrzeuge gleichzeitig, wird die verfügbare Leistung schnell zum Engpass. Wie Sie damit umgehen, lesen Sie im Beitrag zur begrenzten Anschlussleistung.

Mitarbeiterladen in der Unternehmensgruppe mit NeuraCharge

NeuraCharge ist eine herstellerunabhängige Plattform für Ladeinfrastruktur mit Schwerpunkt auf automatischer, gesetzeskonformer Abrechnung. Für Unternehmensgruppen heißt das konkret:

• Jeder Ladevorgang wird automatisch Mitarbeiter, Kostenstelle und Gesellschaft zugeordnet.

• Abrechnung je Mitarbeiter, interne Verrechnung je Kostenstelle und Stromkosten je Standort entstehen ohne manuelle Arbeit.

• Die Auswertungen sind bis auf den einzelnen Ladevorgang nachvollziehbar und damit eine belastbare Grundlage für Buchhaltung und Prüfung.

• Bestehende Ladestationen unterschiedlicher Hersteller lassen sich einbinden.

Das Ergebnis bei unserem Kunden: keine Excel-Listen mehr, kein Nachrechnen und keine Diskussionen zwischen den Gesellschaften. Laden auch Ihre Firmenwagen zuhause? Dann lesen Sie auch, wie Sie Firmenwagen zuhause laden und abrechnen.

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Insbesondere die steuerliche Behandlung des Mitarbeiterladens, die Höhe angemessener Verrechnungspreise zwischen verbundenen Gesellschaften und umsatzsteuerliche Fragen sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung abstimmen.

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